Jednym z celów pakietu biurowego jest automatyzacja żmudnych zadań. Wyobraźmy sobie sytuację, iż prowadzisz firmę i posiadasz wielu klientów, do których co pewien czas musisz wysyłać listy, np. niech twoja firma zajmuje się sprzedażą różnych artykułów, a w listach do klientów chcesz umieszczać ich dane adresowe oraz informację o wysokości zakupów w twojej firmie. Zadanie to wymaga przygotowania dla każdego klienta osobnego listu, np. o takiej postaci:

Jeśli klientów jest dużo, to przygotowanie takich listów staje się bardzo pracochłonne. Mechanizm korespondencji seryjnej rozwiązuje ten problem. Polega to na tym, iż przygotowujemy tabelę z danymi. Możemy to zrobić w arkuszu kalkulacyjnym. W tabeli jest tyle danych, ile różnych informacji chcemy umieszczać w liście do klienta. Informacje te będą się znajdowały w osobnych kolumnach. Pierwszy wiersz każdej kolumny jest jej nazwą.

W kolejnych wierszach umieszczamy dane związane z klientami:

Arkusz zapisujemy na dysku, np. pod nazwą klienci.ods.

Teraz otwieramy w Libreoffice procesor tekstu Writer.

Aby móc utworzyć listy dla naszych klientów musimy najpierw poinformować procesor tekstu, skąd ma pobierać do nich dane i do czego te dane posłużą. W tym celu naciskamy kombinację klawiszy Ctrl+ F2 lub z paska u góry okienka na zakładce Wstaw wybieramy element Pole → Więcej pól...

Ukaże się okienko dialogowe Pola. W okienku tym wybieramy zakładkę Baza danych, a jako typ zaznaczamy Pole listu seryjnego:

Teraz musimy wybrać plik z danymi dla listów seryjnych. Kliknij przycisk Przeglądaj... i wybierz plik arkusza kalkulacyjnego klienci.ods. W polu Wybór bazy danych pojaw się nasz arkusz (możesz go rozwijać klikając w +):

Nie zamykaj tego okienka, gdyż posłuży nam do tworzenia szablonu listu. Kliknij w okienko procesora tekstu i wpisz pierwszy wiersz z datą (wiersz dosuwasz do prawego marginesu kombinacją klawiszy CTRL+R ):

Przechodzimy do drugiego wiersza (klawisz Enter), naciskamy CTRL+L (aby tekst rozpoczynał się od lewego marginesu) i wpisujemy słowo Adres:

W trzecim, czwartym i piątym wierszu wstawiamy z okienka Pola kolejno Nazwisko, Imię, Ulica, Kod i Miasto (klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszki w nazwy pól). W szablonie listu wstawione pola są wyświetlane na szaro (pomiędzy <Nazwisko> i <Imię> oraz <Kod> i <Miasto> wstaw spacje):

Teraz wpisz treść listu, umieszczając w nim pola Okres_od, Okres_do i Suma:

Szablon listu jest gotowy. Teraz na jego podstawie wygenerujemy dokument zawierający na osobnych stronach listy do poszczególnych klientów firmy. Wybierz zakładkę Narzędzia i kliknij w Kreatora korespondencji seryjnej:

Pojawi się okienko dialogowe kreatora:

W kroku pierwszym wybieramy dokument z szablonem listu. Używamy bieżącego dokumentu, kliknij przycisk Dalej >.

W kroku 2 wybieramy rodzaj dokumentu do utworzenia. Wybierz List i kliknij przycisk Dalej >.

Kroki 3, 4 i 5 pomijamy tutaj. Writer utworzy poszczególne listy i ponad oknem edytora pojawią się narzędzia do przeglądania listów:

Aby zapisać dokumenty wynikowe, kliknij ikonę z dyskietką – nie jest to to samo, co normalny zapis pliku, gdyż ten zapisze nam jedynie szablon listu. Pojawi się okienko zapisu pliku wynikowego:

Wynik korespondencji seryjnej zapiszemy jako jeden plik, w którym każdy list będzie na osobnej stronie. Wybierz pierwszą opcję i kliknij w przycisk Zapisz dokumenty. Plik wynikowy zapisz pod nazwą listy.odt. Odczytaj ten plik i przeglądnij go.

Do oceny wysyłasz plik listy.odt. W temacie listu umieść swoje imię, nazwisko, klasę oraz kod ćwiczenia CW4.

Instrukcja

Wykorzystaj plik firmy.csv do utworzenia listów korespondencji seryjnej. Plik zawiera informacje o polskich firmach i ich zadłużeniu. W każdym liście seryjnym ma się znaleźć adres firmy oraz informacja o wysokości zadłużenia. Listy seryjne o numerach od 1 do 5 należy zapisać w pliku o nazwie firmy.odt, a następnie wysłać do oceny w załączniku listu na adres nauczyciela. Kod ćwiczenia to CW5. W temacie listu nie zapomnij umieścić swojego imienia, nazwiska, klasy i kodu ćwiczenia CW5. Inaczej list nie zostanie zaakceptowany.