Klasa I - Korespondencja seryjna

Baza danych (ang. data base) jest aplikacją, która służy do gromadzenia i przetwarzania informacji. W bazie danych informację przechowujemy w tablicach. Tablice zbudowane są z rekordów, które obejmują grupę powiązanych ze sobą informacji (np. dane osobowe, parametry produktu, itp.). Każdy rekord składa się z pól, w których umieszczamy pojedyncze informacje (np. imię, nazwisko, adres, wiek, telefon, itp.).

Baza danych w MS-Word

Proste, niemniej użyteczne bazy danych możemy utworzyć bezpośrednio w procesorze tekstu MS-Word. Poniższe ćwiczenie tworzy bazę danych klientów pewnej firmy. W bazie danych dla każdego z klientów będziemy przechowywali następujące informacje jednostkowe:

Uruchom program MS-Word 2007 i przejdź do zakładki Korespondencja i wybierz opcję Rozpocznij korespondencję seryjną.

Teraz z rozwiniętego menu wybierz rodzaj dokumentu, który chcesz utworzyć. W naszym przypadku niech będą to listy seryjne.

Listy seryjne są to listy wysyłane do różnych klientów firmy. Posiadają one zwykle wspólną treść, lecz różnią się szczegółami, np. nazwiskiem, adresem klienta, datami, kwotami, numerami kont, itp. Dane dla takiego listu są pobierane z bazy danych. Dlatego w kolejnym kroku musimy określić źródło danych, z którego nasza korespondencja seryjna będzie korzystała. W tym celu kliknij opcję Wybierz adresatów.

Na ekranie pojawi się okienko dialogowe, które umożliwia wprowadzenie danych do bazy.

Zanim zaczniesz cokolwiek wpisywać, kliknij przycisk Dostosuj kolumny... Wtedy pojawi się kolejne okno dialogowe, w którym możemy wybrać odpowiednie nazwy dla pól rekordów naszej bazy danych. Za pomocą dostępnych przycisków zdefiniuj nazwy pól jak na poniższym obrazku:

Zatwierdź nazwy kolumn przyciskiem OK i wprowadź kilka rekordów do bazy danych. Pomiędzy polami przemieszczasz się klawiszem Tab.

Gdy skończysz wprowadzanie rekordów, zatwierdź je przyciskiem OK. Pojawi się okno dialogowe zapisu bazy danych na dysk. Wybierz nazwę klienci.

Nastąpi powrót do programu Word, w którym możemy teraz utworzyć szablon listu dla korespondencji seryjnej. Szablon ten tworzymy tak jak zwykły tekst, lecz dodatkowo umieszczamy w odpowiednich miejscach pola rekordów bazy danych. Wstawiamy je na pozycję kursora za pomocą opcji Wstaw pola korespondencji seryjnej.

Pola wybierasz z listy rozwijanej po kliknięciu strzałki w dół po prawej stronie opcji. Utwórz następujący szablon listu:

Gdy to zrobisz, pola rekordów zostaną zastąpione w szablonie danymi. Rekordy danych możesz wybierać za pomocą przycisków nawigacyjnych.

Gdy zakończysz tworzenie szablonu, możesz dla każdego rekordu z bazy danych utworzyć osobny list, wydrukować go, przesłać pocztą lub po prostu otrzymać je w dokumencie programu Word (każdy list będzie wtedy utworzony na osobnej stronie). Operację tę wykonujesz przez kliknięcie opcji:

Ćwiczenia

Pod kierunkiem nauczyciela wykonaj następujące operacje:

Dodaj do bazy danych trzech nowych klientów.
Posortuj klientów według:
- Nazwiska
- Miasta
- Kwoty
Usuń wybranego klienta z bazy danych
Zmodyfikuj nazwisko wybranego klienta

Dokument ten rozpowszechniany jest zgodnie z zasadami licencji
GNU Free Documentation License.

Pytania proszę przesyłać na adres email: i-lo@eduinf.waw.pl

W artykułach serwisu są używane cookies. Jeśli nie chcesz ich otrzymywać,
zablokuj je w swojej przeglądarce.
Informacje dodatkowe